Ngoài lời biện hộ và bằng chứng, các công ty nước ngoài tại tòa án Trung Quốc cần phải hoàn thành một loạt các thủ tục, đôi khi có thể hơi rườm rà. Do đó, cần dành đủ thời gian để chuẩn bị sẵn sàng.
I. Giấy chứng nhận đủ điều kiện đối tượng: 'tôi là ai' và 'người đại diện cho tôi'
Để tham gia vào các vụ kiện dân sự của Trung Quốc, các chứng chỉ năng lực chuyên môn mà các công ty nước ngoài cần phải nộp bao gồm:
1. giấy phép kinh doanh, hoặc giấy chứng nhận tình trạng tốt do cơ quan đăng ký doanh nghiệp cấp;
2. tài liệu xác nhận tư cách của người đại diện theo pháp luật hoặc người đại diện theo ủy quyền (ví dụ: Điều lệ công ty, nghị quyết của hội đồng quản trị, v.v.);
3. tài liệu xác nhận danh tính (“giấy chứng nhận danh tính”) của người đại diện theo pháp luật hoặc người đại diện theo ủy quyền, bao gồm tên và chức vụ của người đó;
4. Hộ chiếu hoặc giấy tờ tùy thân khác của người đại diện theo pháp luật hoặc của người đại diện theo ủy quyền.
Các văn bản trên chủ yếu liên quan đến 'người đại diện theo pháp luật' (法定 代表人) và 'người đại diện theo ủy quyền' (授权 代表人), vì vậy cần làm rõ hai khái niệm này. Các công ty Trung Quốc hay các công ty nước ngoài đều cần một thể nhân, thay mặt công ty để ký các văn bản kiện tụng và tham gia tố tụng. Mỗi công ty Trung Quốc có một 'người đại diện theo pháp luật' đã đăng ký, người này có quyền đại diện cho công ty để tham gia vào các vụ kiện tụng mà không cần thêm ủy quyền.
Nếu công ty nước ngoài có người đại diện theo pháp luật thì họ cũng có thể thay mặt công ty tham gia tranh tụng. Để chứng nhận tư cách của mình, công ty nước ngoài nói chung cần phải nộp các quy định của mình hoặc các tài liệu tương tự khác. Còn đối với công ty nước ngoài không có người đại diện theo pháp luật thì phải ủy quyền cụ thể cho 'người đại diện được ủy quyền' tham gia vụ kiện. Về mặt này, công ty nước ngoài cần phải đệ trình một nghị quyết liên quan của hội đồng quản trị được thực hiện theo quy chế của nó.
Đáng chú ý là các tòa án Trung Quốc cũng yêu cầu "giấy chứng nhận danh tính" của người đại diện theo pháp luật hoặc người đại diện được ủy quyền. Giấy chứng nhận này thường chỉ có một câu duy nhất, chẳng hạn như 'Một người nào đó giữ một vị trí nhất định trong công ty, người đó cũng là người đại diện theo pháp luật / người đại diện theo ủy quyền của công ty đó'. Điều này có vẻ thừa; tuy nhiên, không được bỏ qua những tài liệu đơn giản, lặp đi lặp lại như vậy.
Các tài liệu trên phải có chữ ký của giám đốc hoặc thư ký công ty, v.v., theo luật nước ngoài và quy chế của công ty. Cần lưu ý rằng Trung Quốc nhấn mạnh tầm quan trọng lớn của các con dấu. Do đó, các công ty nước ngoài nên đóng dấu trên tất cả các tài liệu, ngay cả khi những con dấu này chỉ mang tính chất trang trí và không có hiệu lực pháp lý tại quốc gia của họ.
II. Giấy ủy quyền: 'ai là luật sư của tôi'
Để tham gia tranh tụng tại tòa án Trung Quốc, các công ty nước ngoài thường cần ủy quyền cho luật sư Trung Quốc, và do đó cần phải nộp giấy ủy quyền cho tòa án. Giấy ủy quyền phải được ký bởi người đại diện theo pháp luật hoặc người đại diện theo ủy quyền như đã mô tả ở trên và tốt nhất là đóng dấu công ty.
Nếu công ty không ủy nhiệm luật sư thì người đại diện theo pháp luật hoặc người đại diện theo ủy quyền cần phải đích thân tham gia tranh tụng.
III. Công chứng và xác thực: 'công cụ của tôi là xác thực'
1. Công chứng và chứng thực là gì
Hầu hết các tài liệu chuyên môn và thủ tục ủy quyền của các công ty nước ngoài được hình thành bên ngoài lãnh thổ Trung Quốc. Để xác nhận tính xác thực của những tài liệu này, luật pháp Trung Quốc yêu cầu nội dung và quá trình hình thành của tài liệu phải được công chứng bởi một công chứng viên nước ngoài tại địa phương (bước “công chứng”), và sau đó được xác thực bởi đại sứ quán hoặc lãnh sự quán Trung Quốc tại quốc gia đó để chứng thực rằng chữ ký hoặc con dấu của công chứng viên là sự thật (bước “chứng thực”). Chỉ khi đó, các vật liệu mới có thể trở nên hiệu quả.
Trên thực tế, các bước công chứng, chứng thực thường như sau:
(1) “công chứng” bởi một công chứng viên nước ngoài trong nước;
(2) xác nhận của các quan chức chính phủ nước ngoài rằng danh tính và chữ ký của công chứng viên là xác thực;
(3) “xác thực” của đại sứ quán hoặc lãnh sự quán Trung Quốc tại quốc gia đó rằng danh tính và chữ ký của các quan chức chính phủ nước ngoài là xác thực. Hình đính kèm bên trên là mẫu giấy tờ chứng thực của Đại sứ quán và Lãnh sự quán Trung Quốc. Nó chỉ xác nhận rằng “Cả con dấu của Bộ Ngoại giao Hoa Kỳ và chữ ký của nhân viên hỗ trợ chứng thực CHANA TURNER trong các tài liệu trước đó đều là xác thực”; và cơ quan ban hành các công cụ phải chịu trách nhiệm về nội dung của chúng.
Nếu Trung Quốc đã tham gia một hiệp ước với một quốc gia nhất định, thì quá trình chứng nhận phải được thực hiện theo hiệp ước.
2. Nội dung của công chứng
Như đã giới thiệu trước đây, “chứng thực” chỉ để xác nhận rằng chữ ký hoặc con dấu của công chứng viên là thật, trong khi “công chứng” là chìa khóa để chứng nhận tính xác thực của các tài liệu. Theo kinh nghiệm của chúng tôi, công chứng thư tối thiểu phải thể hiện được những nội dung sau.
(1) Giấy phép kinh doanh hoặc tài liệu chứng nhận tình trạng tốt: (a) thời gian và địa điểm nhận bản sao; và (b) các bản sao phù hợp với bản gốc;
(2) Công ty quy định: (a) thời gian và địa điểm nhận các bản sao; và (b) các bản sao phù hợp với bản gốc;
(3) Nghị quyết của hội đồng quản trị: (a) thời gian và địa điểm của nghị quyết; và (b) chữ ký và con dấu được thực hiện dưới sự chứng kiến của công chứng viên có giá trị xác thực và hiệu lực;
(4) “Chứng chỉ nhận dạng”: (a) thời gian và địa điểm để ký chứng chỉ; và (b) chữ ký và con dấu được thực hiện dưới sự chứng kiến của công chứng viên có giá trị xác thực và hiệu lực;
(5) Hộ chiếu hoặc các giấy tờ tùy thân khác: các giấy tờ chứng thực và có hiệu lực; và
(6) Giấy ủy quyền: (a) thời gian và địa điểm để ký giấy ủy quyền; và (b) chữ ký và con dấu được thực hiện dưới sự chứng kiến của công chứng viên, là những chữ ký xác thực và có hiệu lực.
IV. Dịch
Tất cả các tài liệu bằng tiếng nước ngoài nộp cho tòa án Trung Quốc phải kèm theo bản dịch tiếng Trung (ngoại trừ các vụ án được xét xử bởi Tòa án Thương mại Quốc tế Trung Quốc của Tòa án nhân dân tối cao). Trên thực tế, một số tòa án Trung Quốc thậm chí còn yêu cầu bản dịch phải được cung cấp bởi các cơ quan dịch thuật được chỉ định.
Ảnh của Jukan Tateisi (https://unsplash.com/@tateisimikito) trên Unsplash
Đóng góp: Chenyang Zhang 张 辰 扬 , Yue Wu 武 悦
